Susunan Acara Rapat
Rapat merupakan pertemuan atau berkumpul nya minimal dia orang atau lebih untuk memutuskan suatu tujuan. Rapat juga dapat dijadikan sebagai media untuk komunikasi antar manusia atau pimpinan kantor dengan staffnya.
Rapat juga dapat diartikan sebagai media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan atau dilakukan oleh banyak organisasi baik itu swasta ataupun pemerintah. Rapat sering dijadikan seseorang atau sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan tertentu.
Pada pengertian lain rapat juga diartikan sebagai kumpulan sekelompok orang yang bersifat formal dengan melibatkan empat orang atau lebih dengan melibatkan empat orang atau lebih dengna tujuan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijakan, pengambilan keputusan, dan pemberian motivasi.
Sasaran akhir diadakan nya rapat yaitu untuk mempertemukan peserta rapat secara langsung dalam pembicaraan sehingga pemikiran ide untuk penyelesaian masalah dapat tersampaikan langsung agar peserta dapat terangsang secara langsung dalam memahami setiap permasalahan yang dihadapi agar peserta rapat dapat sama-sama berkontribusi dalam pencapaian tujuan tertentu.
Susunan acara adalah sebuah urutan yang sistematis secara terperinci mengenai jalannya acara mengenai kegiatan yang akan berlangsung selama acara berlangsung. Susunan acara ini tergantung durasi dan disusun sesuai kesepakatan yang punya acara melalui beberapa diskusi terlebih dahulu. Umumnya memprioritaskan tujuan dari diadakannya acara tersebut.
Syarat-syarat Rapat Yang Baik
Rapat akan menghasilkan tujuan yang diharapkan, jika pelaksanaan nya memenuhi syarat sebagai berikut :
- Suasana terbuka
- Tidak ada motif monopoli
- Partisipasi aktif dari peserta rapat
- Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan
- Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi
- Pertanyaan singkat dan jelas
- Disiplin waktu
Fungsi Susunan Acara
Berikut di bawah ini akan dibahas mengenai beberapa fungsi susunan acara secara umum.
- Acara Lebih Tersusun Rapih
Fungsi pertama dari adanya susunan acara adalah ditujukan untuk membuat acara menjadi lebih tersusun rapih dan lebih teratur. Karena semua kegiatan atau penyelenggaraan di acara ini telah diatur berdasarkan waktu.
Acara juga hendaknya mengikuti atau menyesuaikan durasi sehingga saat dapat dimulai dan selesai sesuai waktu yang telah disepakati sebelumnya.
- Acara Lebih Sistematis
Dengan susunan acara akan membuat durasi acara tersusun secara sistematis seperti halnya jika satu penyelenggaraan 5-10 menit maka dalam durasi tersebut harus selesai untuk bisa melanjutkan ke acara selanjutnya
- Mengurangi Kesalahan Koordinasi
Dengan susunan acara akan mencegah terjadinya kesalahan karena acara yang akan diselenggarakan telah terencana dan segala sesuatu yang akan ditampilkan telah disiapkan sebelumnya.
- Sebagai Bahan Evaluasi
Kita sudah bisa mengetahui kekurangan apa yang harus kita hilangkan atau diperbaiki sehingga dengan adanya susunan acara kita dalam melakukan evaluasi apakah acara sesuai atau belum dengan keinginan kita.
[su_note note_color=”#5ce7bd”]| Baca Juga : Pengertian Susunan Acara[/su_note]
Contoh Susunan Acara
Ada beberapa contoh susunan acara secara umum yang akan kita bahas diantaranya :
- Contoh Susunan Acara Rapat
Berikut susunan acara rapat tahunan disekolah :
- Pembukaan, umumnya dibuka dengan bismilah
- Kata sambutan yang disampaikan oleh kepala sekolah, panitia rapat, waka kesiswaan dan pihak terkait dengan rapat yang berlangsung.
- Bahasan “Rapat Tahunan Komite Sekolah”
- Kesimpulan yang dapat diambil dari materi narasumber
- Doa
- Penutup dengan melepaskan syukur alhamdulillah.
Dalam kegiatan organisasi maupun bekerja tentu tidak akan terlepas dari kegiatan rapat. Rapat sering kali ditujukan untuk merancang arah yang akan dituju atau sebagai bentuk pemecahan masalah. Kadangkala rapat tidak selalu tepat dan terasa membosankan.
Beberapa penyebabnya seperti waktu pelaksanaan rapat yang tidak sesuai undangan atau kegiatan rapat yang sebenarnya tidak tersusun. Nahh untuk menghindari hal tersebut kamu membutuhkan susunan acara rapat sebelum rapat tersebut dilaksanakan.
Dimana susunan tersebut akan menjadi panduan terhadap waktu pelaksanaan serta kegiatan yang akan dibahas selama rapat. Biasanya, suatu organisasi yang baru saja mengadakan regenerasi tentu akan melaksanakan rapat program kerja yang akan dibahas dalam rapat perdananya.
Agar tidak bingung untuk memandu acara rapat tersebut , berikut contoh susunan acara rapat yang dapat di ikuti untuk rapat program kerja.
Contoh Susunan Acara Rapat Formal
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Selamat pagi dan salam sejahtera..
Kepada yang terhormat Bapak Muzadi Pimpinan Tertinggi
Kepada yang kami hormati Bapak Nuzul Pimpinan Tertinggi Kedua
Kepada yang kami hormati seluruh staff serta para peserta rapat yang saya cintai..
Alhamdulillahi robbil alamin.
Puji syukur kita panjatkan kepada Allah SWT karena taufiq dan hidayahNya kita semua dapat berkumpul pada pagi hari ini dalam acara “Rapat Kerja Bulanan “ Tahun 2020 . Dengan tema “SDM Indonesia Maju”.
Semoga Allah senantiasa melimpahkan rizki kemudahan agar kegiatan kita hari ini menghasilkan sebuah pencapaian yang lebih baik. Sholawat serta salam marilah kita haturkan kepada junjungan kita Nabi Muhammad SAW semoga kita semua mendapatkan syafaat dari beliau di yaumil Qiyamah nanti.
Hadirin yang saya hormati, sebelum memasuki acara inti terlebih dahulu akan saya bacakan susunan acara rapat hari ini :
- Pembukaan
- Sambutan
- Laporan program kerja tahunan ajaran 2019-2020
- Coffe break/Snack
- Pembahasan program kerja tahun ajaran 2019-2020
- Do’a
- Penutup
Hadirin sekalian, acara pertama adalah pembukaan. Marilah kita buka acara pada pagi hari ini dengan bacaan surat al fatihah. Semoga acara ini dapat berjalan dengan lancar serta mendapat ridho Allah SWT. Alfatihah..
Terimakasih banyak..
Sesi Kata Sambutan
Acara selanjutnya adalah sambutan. Sambutan yang pertama adalah sambutan dari ketua pimpinan tertinggi Bapak Muzadi.
Terimakasih kepada nya kami haturkan.
Sambutan kedua adalah sambutan dari Bapak Nuzul selaku wakil ketua pimpinan tertinggi.
Terima kasih kepada nya kami haturkan.
Sesi Penyampaian Laporan Program Kerja
Acara selanjutnya adalah laporan program kerja oleh Bapak Dahlan mengenai laporan program kerja tahun ajaran 2019-2020 . Kepada Beliau dipersilahkan. Terima kasih kepada beliau kami haturkan.
Sesi Coffe Break/Snack
Hadirin yang terhormat jadwal acara untuk saat ini adalah waktu Coffe break/snack. Kami persilahkan kepada para hadirin untuk menikmati hidangan yang telah tersedia. Coffe break dijadwalkan selama 15 menit. Selamat menikmati.
Sesi Pemaparan Rencana Program Kerja
Hadirin sekalian setelah mengisi ulang tenaga dan semangat. Marilah kita mulai kembali acara rapat kerja hari ini. Langsung saja kita mulai kembali acara rapat kita dengan tema pembahasan rencana program kerja periode 2020-2021 kepada bapak pimpinan rapat kami persilahkan.
Sesi Kesimpulan Rapat/Keputusan Yang Diterima
Alhamdulillah semua rangkaian acara pada rapat kerja hari ini telah terlaksana dengan baik dan kita telah menyepakati beberapa hal untuk dijadikan program kerja periode 2020-2021 . Adapun keputusan /kebijakan yang kita sepakati bersama yaitu :
- Keputusan/Kebijakan l
- Keputusan/Kebijakan ll
- Keputusan/Kebijakan lll
- Keputusan/Kebijakan lV
- Dst
Semoga keputusan dan kebijakan yang telah kita sepakati dengan cara musyawarah untuk mencapai mufakat ini dapat berjalan dengan baik.
Sesi Doa dan Penutup
Sebelum kita menutup acara rapat pada hari ini marilah kita berdoa agar semua keputusan yang telah disepakati dapat memberi manfaat bagi kita semua. Doa ini akan dipimpin oleh bapak ustadz Zakir. Kepada beliau kami persilahkan. Terima kasih kepada beliau kami haturkan.
Demikian acara rapat kerja pada hari ini. Saya selaku pembawa acara apabila ada salah kata saya mohon maaf sebesar-besarnya. Billahi taufiq wal hidayah. Wassalammu’alaikum Wr. Wb.
[su_note note_color=”#5ce7bd”]| Baca Juga : Susunan Acara Maulid Nabi[/su_note]
Susunan Acara
Rapat Program Kerja HMJ Pendidikan Geografi Periode 2019/2020
UNIMED
-
Pukul : 14.00 – 14.05 WIB
Acara : Pembukaan
Penyaji : Pembawa Acara
- Pukul : 14.05 – 14.15 WIB
Acara : Sambutan Ketua Umum
Penyaji : Anton Nasution (Ketua Umum)
- Pukul : 14.15 – 14.30 WIB
Acara : Penyampaian Rancangan Keuangan
Penyaji : Nur Hafizi ( Bendahara Umum)
- Pukul : 14.30 – 14.45 WIB
Acara : Penyampaian Progja Bid. Pendidikan
Penyaji : Budi R (Kabid Pendidikan)
- Pukul : 14.45 – 15.00 WIB
Acara : Penyampaian Progja bid. Agama Islam
Penyaji : Leo C (Kabid Agama Islam)
- Pukul : 15.00 – 15.15 WIB
Acara : Penyampaian Progja bid. Agama Kristen
Penyaji : Chintya (Kabid Agama Kristen)
- Pukul : 15.15 – 15.30 WIB
Acara : Kesimpulan dan Penutup
Penyaji : Pembawa Acara
Deli Serdang, 18 Maret 2019
Disetujui Oleh,
{Tanda Tangan}
Anton Nasution
Ketua Umum
Disusun Oleh,
{Tanda Tangan}
Ria Maharani
Sekretaris Umum
Ucapan Pembukaan Rapat
Membuka Rapat
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Puji syukur atas ke hadirat Allah SWT yang telah melimpahkan nikmat kesehatan dan keselamatan nya kepada kita sehingga kita semua dapat berkumpul ditempat ini untuk mengadakan kegiatan dapat program kerja kita hari ini.
Yang kami hormati seluruh pengurus geografi periode 2019/2020 . Adapun cara rapat kali ini adalah rapat yang sangat penting bagi organisasi kita yaitu rapat program kerja kepengurusan HMJ Pend. Geografi periode 2019/2020 .
Saya sangat berterima kasih kepada teman-teman pengurus yang telah menyempatkan hadir sehingga acara kita dapat berjalan sebagaimana mestinya.
Pembacaan Agenda
Sebelum acara dimulai, perkenankanlah saya untuk membacakan urutan acara pada acara rapat kali ini :
Kegiatan pertama yaitu pembukaan oleh saya sendiri selalu pembawa acara.
Kegiatan kedua yaitu kata sambutan dari ketua umum.
Kegaitan ketiga yaitu penyampaian rancangan keuangan oleh bendahara umum.
Kegiatan ke empat yaitu penyampaian rancangan program kerja bidang agama islam.
Kegiatan kelima yaitu penyampaian rancangan program kerja bidang pendidikan.
Kegiatan ke-enam yaitu penyampaian rancangan program kerja bidang agama Kristen.
Dan yang terakhir kesimpulan dan penutup.
Membuka Acara
Baik untuk mempersingkat waktu kita masuki kegaitan selanjutnya yaitu kata sambutan dari Ketua Umum waktu dan tempat dipersilahkan. Untuk menghindari rasa jenuh peserta rapat anda bisa menyusun acara yang singkat padat dan jelas bila memungkinkan beri sedikit guyonan atau lelucon untuk memberi hal yang fresh pada acara tersebut.
Setelah kata sambutan Ketua Umum maka pembawa acara mengarahkan peserta rapat untuk memasuki agenda rapat yang telah disusun. Didalam pelaksaan rapat, dinamika forum sangat sering terjadi dimana tujuannya agar seluruh peserta rapat benar-benar serius membahas hal yang dibahas rapat.
Dengan begitu umumnya sifat kegiatan rapat bersifat kondisional dan pembawa acaralah yang berperan untuk tetap mampu membuat situasi rapat berjalan sebagaimana telah dirancang. Setelah semua agenda terlaksana maka pembawa acara menyampaikan kesimpulan hasil rapat dan menutup rapat serta tidak lupa mengucapkan terimakasih kepada rekan yang telah hadir.
Pada dasarnya kegiatan rapat ditujukan untuk beberapa keperluan namun tetap dapat menggunakan konsep pelaksanaan yang sama. Jika didalam sebuah rapat hendak dilakukan diskusi maka tambahkan kegiatan tanya jawab sebelum pembacaan kesimpulan hasil rapat.
