Bentuk Bentuk Surat, Jenis Jenis dan Fungsinya Lengkap !

Bentuk bentuk surat– Yang dimaksut bentuk bentuk surat merupakan susunan atau letak bagian bagian surat (lay out). Bagian surat merupakan pran paling penting untuk bahan identifikasi dan petunjuk dalam proses itu sendiri. Setiap kantor atau lembaga terkadang tidak sama dalam memaikai bentuk surat, tergantung kantor dan lembaga itu sendiri.

Pada kali ini nurfasta.com akan menjelaskan yaitu tentang bentuk bentuk surat yang dilengkapi dengan pengertian surat, jenis surat, fungsi surat dan ciri ciri surat. Berikut penjelasannya:

Pengertian Surat Secara Umum

Surat adalah salah satu srana untuk komunikasi serta dapat menyampaikan beberapa informasi tang tertulis suatu pihak kepada pihak lain.Surat salah satu sarana untuk komunikasi tertulis dari satu pihak (orang, organisasi, atau juga instansi) kepada pihak lain (orang, organisasi, atau juga instansi). Berdasarkan Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Surat yang artinya suatu kertas yang bertulis ataupun secarik kertas sebagai tanda atau keterangan yang tertulis.

Jadi surat adalah salah satu sarana komunikasi yang tertulis yang disampaikan dari satu pihak kepada pihak lain, entah untuk pribadi, perusahaan atau organisasi.Tujuan sebuah surat dibuat dan dikirimkan supaya penerima surat mengerti akan masksut dari si pembuat surat.

Surat itu berisi informasi, informasi dari sebuah surat itu yang dapat berupa sebagai berikut:

1. Permintaan/ permohonan
2. Laporan
3. Pemberitahuan
4. Perintah
5. Pernyataan

Pengertian Surat Menurut Para Ahli

Terdapat juga pendapat beberapa para ahli mengenai pengertian surat tersebut. Berikut adalah definisi surat yang dihantar oleh beberapa para ahli, diantarannya sebagai berikut :

• Surat menurut Pratama (1997:1)

Surat itu adalah alat atau sarana yang digunakan untuk mengambil informasi, serta pernyataan secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain, apakah itu dilakukan dengan nama sendiri, jabatan yang disandang dari suatu perusahaan ataupun sebuah organisasi.

• Surat menurut YS. Mario (2000:15).

Surat adalah alat komunikasi tertulis atau sarana yang digunakan untuk mengirimkan informasi atau pernyataan tertulis dari satu pihak ke pihak lain.

• Surat menurut Yose Rizal (2003:2)

Surat adalah alat yang digunakan untuk menyampaikan maksud secara tertulis atau sebagai jenis komunikasi tertulis.

• S. Hidajat

Menurut S. Hidajat, makna surat adalah selembar kertas atau lebih di mana Anda menulis pernyataan, berita atau sesuatu yang orang ingin katakan atau tanyakan pada orang lain.

• Prajudi Atmosudirdjo

Menurut Prajudi Atmosudirdjo, pengertian surat adalah makalah yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama posisinya dalam organisasi yang ditujukan ke alamat tertentu dan berisi bahan komunikasi.

• Diana Nababan

Menurut Diana Nababan, makna surat adalah alat komunikasi yang disajikan secara tertulis. Surat itu harus disajikan dengan baik karena secara tidak langsung memberikan deskripsi orang yang mengirimnya.

• Djoko Purwanto

Menurut Djoko Purwanto, pengertian surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk mengirimkan informasi tertulis dari satu pihak ke pihak lain, baik yang terkait dengan kegiatan komersial maupun non-komersial.

• W.J.S Poerwadarminta

Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, menurut W.J.S Poerwadarminta, pengertian surat tersebut adalah kertas tulis atau alat untuk menyampaikan maksud tertulis.

• Sugeng Rusmiwari

Menurut Sugeng Rusmiwari, makna surat adalah alat komunikasi yang menggunakan bahasa tertulis di atas kertas yang terkait erat dengan aktivitas manusia.

• J. Wajong

Menurut J. Wajong, pengertian surat adalah pernyataan / deklarasi tertulis kepada satu atau lebih orang yang tidak hadir.

• Darji

Menurut Darji, pengertian surat adalah sarana untuk mengirimkan informasi tertulis atau pernyataan kepada pihak lain, baik atas nama mereka sendiri ataupun jabatannya dalam organisasi.

• Iis Sopyan

Menurut Iis Sopyan, definisi surat adalah model komunikasi tertulis yang memungkinkan seseorang saling memberikan informasi atau bertukar ide.

• Agus Sugiarto (2005:2)

Surat menurut Agus Sugiarto adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk mengirimkan informasi tertulis dari satu pihak ke pihak lain. Dengan kata lain, surat itu adalah alat komunikasi tertulis untuk mengirimkan pesan kepada pihak lain yang memiliki persyaratan khusus, yaitu penggunaan kertas, penggunaan formulir / model, penggunaan notasi dan juga kode, penggunaan bahasa yang kas dan juga pencantuman tanda tangan.

Fungsi Surat

Menurut definisi surat sebelumnya, fungsi umum surat itu adalah sebagai alat komunikasi dalam bentuk tertulis. Berikut ini beberapa fungsi surat:

• Buah Pikiran
• Ide atau Gagasan
• Sebagai Sebuah Alat Pengingat
• Pedoman Kerja
• Sebagai alat untuk membantu mengingat suatu kegiatan.
• Sebagai bukti tertulis yang memiliki kekuatan hukum
• Sebagai catatan atau dokumentasi historis untuk keperluan kegiatan lain
• Sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan / permohonan, pernyataan, perintah, laporan dan lain-lain.
• Sebagai alat untuk mewakili orang atau badan pembuat surat yang menyampaikan pesan, informasi atau misi, yang harus disampaikan kepada penerima

Jenis Jenis Surat

Surat memiliki dua jenis, yaitu Surat pribadi dan juga Surat resmi. Untuk memahami perbedaan di bawah ini adalah ciri dan karakteristiknya.

Secara umum, jika dilihat dari segi bentuk, isi dan bahasanya, surat-surat tersebut diklasifikasikan menjadi 3 jenis, yaitu:

• Surat pribadi
• Surat dinas
• Surat niaga

Bagaimanapun, apabila dilihat berdasarkan pemakaiannya, surat tersebut dibagi menjadi 3 jenis:

• Surat pribadi
• Surat resmi
• Surat dinas

Bentuk Bentuk Surat dan Contohnya

Bentuk surat merupakan suatu pola surat munurut susunan letak dan bagain surat. Bentuk surat selalu dipakai dalam pekerjaan, kedinasan dan juga keorganisasian. Bukan itu juga surat juga memiliki bentuk susunan atau bentuk struktur yang berbeda dengan lainnya.

Menurut pola umum dalam surat – menyurat dikenal 5 macam bentuk surat, yaitu :

Bentuk Surat Full Block Style (Bentuk Lurus Penuh)

Jadi surat dengan model full block style memiliki bentuk atau susunan yang lurus dari atas sampai bawah. Maksudnya surat tersebut terlihat seperti balok yang tulisannya mulai dari leher surat, tubuh, hingga kaki surat terlihat rata kanan-kiri serta tidak terdapat paragraf yang masuk ataupun keluar alias semuanya rata.

Meskipun berbentuk rata, namun surat dengan model ini juga masih tetap mempunyai struktur atau susunan sesuai yang berlaku. Umumnya, surat ini dibuat mulai dari garis pinggir kiri atas dengan struktur seperti berikut.

[su_note note_color=”#ffde4a” text_color=”#000000″]

[/su_note]

SUSUNAN SURAT FULL BLOCK STYLE SECARA UMUM

1. Kop Surat
2. Tanggal Pembuatan
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat Yang Di Tujukan
7. Salam Pembuka
8. Pendahuluan Isi Surat
9. Penjelasan Isi Surat
10. Penutupan Surat
11. Salam Penutup
12. Nama Jabatan
13. Tanda Tangan
14. Nama Yang Menandatangani
15. Tembusan
16. Halaman Lampiran

(Full Block Style) merupakan bentuk surat dimana leher surat, tubuh dan surat kaki Surat idak membentuk sebuah paragraph melainkan membentuk sebuah blok penuh dari kiri hingga kanan.

Namun, komposisi atau struktur surat tetap berlaku dalam surat tersebut.

Artinya, dari tanggal sampai kata penutup kata lampiran yang ditulis di sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri.

Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus, perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjorok (masuk ke dalam).

Susunan Surat Lurus (Semi Block Style)

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

Contoh Bentuk Surat Block Style (Bentuk Lurus )

Block Style digunakan oleh lembaga / perusahaan untuk menulis surat.

Block Style bentuknya hampir sama dengan bentuk Full Block Style yaitu nomor, alamat tujuan, salam pembuka, lampiran dan tembusan ditempatkan pada margin kiri, awal alinea dimulai dari margin kiri.

Namun, untuk menulis Model Block Style ini terletak pada penempatan tanggal,ucapan penutup, nama penandatangan dan posisi penandatangan ditempatkan di sisi kanan surat.

Susunan Surat Block Style (Bentuk Lurus)

• Kepala Surat
• Nomor Surat
• Tanggal Surat
• Alamat Tujuan
• Hal / Perihal
• Salam Pembuka
• Isi Surat
• Salam Penutup
• Nama Organisasi yang mengeluarkan surat
• Nama Penandatangan
• Jabatan Penandatangan
• Lampiran
• Tembusan
• Inisial pengonsep surat dan pengetik

Bentuk Surat Indented Style (Bentuk Lekuk)

Sementara untuk bentuk surat indented style, perbedaannya pada penulisan alamat tujuan yang ditulis secara bergerigi.

Model seperti ini artinya, pada baris pertama dari bentuk surat indented style dimulai dari margin kiri. Kemudian unutk baris keduannya menjorok masuk lima hentakan. Lalu untuk baris selanjutnya masuk lagi lima hentakan dan seterusnya.

Pada bentuk ini terdapat ciri khas, yakni karakter tempat dan tanggal, nama, jabatan dan penutup diketik pada sebelah kanan, sedangkan pada isi surat di setiap pergantian alinea baru, pengetikannya masuk ke dalam sebanyak lima hentakan.

[su_note note_color=”#ffde4a” text_color=”#000000″]

[/su_note]

Bentuk surat lekuk atau indented style ini hanya cocok digunakan untuk surat yang alamatnya singkat. Jadi, tidak semua surat dapat menggunakan bentuk surat ini ya.

Susunan Surat Indented Style (Bentuk Lekuk)

1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Alamat Tujuan
5. Hal / Perihal
6. Salam Pembuka
7. Isi Surat
8. Salam Penutup
9. Nama Organisasi yang mengeluarkan surat
10. Nama Penandatangan
11. Jabatan Penandatangan
12. Lampiran
13. Tembusan
14. Inisial
15. pengonsep surat dan pengetik

Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph)

Bentuk menggantung atau bentuk alinea menggantung bisa disebut juga sebagai hanging paragraph style. Setiap bentuk alinea di surat menggantung ditulis secara menggantung.

Jadi hanya di awal alinea saja yang dimulai dari margin kiri.  Pada baris -baris berikutnya, dimulai menjorok ke dalam sejauh lima hentakan dari margin kiri.

Agar lebih jelas, dapat dilihat dari contoh format surat alinea mengantung pada gambar berikut ini.

[su_note note_color=”#ffde4a” text_color=”#000000″]

[/su_note]

Susunan Surat Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) :

• 1. Kop Surat
• 2. Tanggal dibuatnya surat
• 3. Nomor Surat
• 4. Lampiran/Hal
• 5. Hal/Lampiran
• 6. Surat yang di tujukan
• 7. Salam Pembukaan
• 8a. Pendahuluan isi surat
• 8b. Penjelasan isi surat
• 8c. Penutup isi surat
• 9. Salam Penutup
• 10. Nama jabatan
• 11. Tanda Tangan
• 12. Nama yang mendatangani
• 13. Tembusan
• 14. Halaman lampiran surat/Inisial

Bentuk Surat (Bentuk Resmi) Official Style

Bentuk official style terdapat perubahan sehingga menjadi dua jenis bentuk surat yaitu bentuk surat resmi lama dan baru. Pada bentuk tulisan gaya lama, alamat sejajar dengan perihal dan tempat menjorok lima spasi. Lalu pada isi surat menjorok lima spasi dan posisi penandatanganannya berada di kanan.

Untuk bentuk gaya baru pada alamat tujuan dan isi suarat ditulis di bawah huruf pertama nomor, lampiran dan hal berada di sebelah kiri menjorok lima spasi. Untuk penulisan nama jabatan, salam penutup, nama penanda tangan, tanda tangan, dan NIP dapat dimulai dari tengah kertas.

Berikut adalah contoh bentuk official style yang baru dan lama:

Bentuk Resmi Indonesia Lama

Pada bentuk surat resmi indonesia lama penulisannya yaitu pada alamat surat diketik pada sebelah kanan dibawah tanggal surat.

Contoh Surat:

[su_note note_color=”#ffde4a” text_color=”#000000″]

[/su_note]

Susunan Surat Bentuk Resmi Indonesia Lama:

1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Lampiran
5. Hal / Perihal
6. Alamat tujuan
7. Salam pembuka
8. Isi surat
9. Salam penutup
10. Jabatan penanda tangan surat
11. Nama penanda tangan
12. NIP/NIK/RRP
13. Tembusan
14. Inisial pengonsep

Bentuk Resmi Indonesia Baru

Untuk bentuk surat resmi baru terdapat variasi bentuk setangah lurus, bedanya dengan bentuk surat setengah lurus, bedanya pada letak penulisan salam penutup yang berada pada margin kanan setara dengan penulisan tembusan.

Contoh surat :

Susunan Surat Bentuk Resmi Indonesia Baru:

1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Lampiran
5. Hal / Perihal
6. Alamat tujuan
7. Salam pembuka
8. Isi surat
9. Salam penutup
10. Jabatan penanda tangan surat
11. Nama penanda tangan
12. NIP/NIK/RRP
13. Tembusan
14. Inisial pengonsep

Bentuk Surat Lamaran Kerja

1. Tempat dan tanggal pembuatan surat
2. Nomor surat
3. Lampiran
4. Hal atau perihal
5. Alamat tujuan
6. Salam pembuka
7. Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :

• paragraf pembuka
• isi surat
• paragraf penutup

1. Salam penutup
2. Tanda tangan dan nama terang

Itulah beberapa contoh dari bentuk bentuk surat yang mana bisa diterapkan dan digunakan hampir semua kerpluan dalam surat menyurat. Terimakasih. Semoga bermanfaat!

Nurfasta